Pengenalan MS Access

1. Pendahuluan

MS. Access merupakan salah satu aplikasi yang termasuk Database Management System (DBMS) yang terdapat dalam satu paket aplikasi MS. Office. DBMS merupakan aplikasi yang dapat digunakan untuk mengatur/memanajemen sistem database. Beberapa hal yang termasuk dalam proses memanajemen adalah membuat tabel dan strukturnya, memanipulasi tabel dan strukturnya, entri data, update data, hapus data, cari data, penanganan backup dan restore data, dan juga sekuriti.

Beberapa hal yang merupakan keunggulan dari penggunaan MS. Access adalah:

a. Aplikasinya mudah diperoleh (meskipun bajakan ☺)

b. Manipulasi tabel dan data sangat mudah dilakukan

c. Relasi antar tabel dapat dibuat dengan mudah

d. Perintah SQL dapat diberikan

e. Dapat diintegrasikan dengan bahasa pemrograman, misalnya Delphi, VB, dll

f. Tersedia fasilitas untuk sekuriti data

g. Mampu menyimpan data dalam jumlah sangat besar (jauh lebih besar daripada Paradox)

Adapun kekurangannya adalah aplikasinya tidak free alias tidak gratis.

2. Memulai MS. Access

Untuk memulai MS. Access, berikut ini adalah langkah-langkahnya:

· Klik START > PROGRAMS > MS. ACCESS

3. Membuat Database Baru

Setelah masuk ke dalam MS. Access, kita dapat membuat database baru. Misalkan kita akan membuat database dengan nama file SAMPEL, caranya adalah:

• Klik BLANK DATABASE yang ada di bagian New (sebelah kanan tampilan MS. Access)
• Tentukan nama file (database) pada bagian FILENAME (isilah dengan SAMPEL)
• Tentukan pula folder letak penyimpanan file tersebut di bagian SAVE IN
• Klik CREATE

4. Membuat Tabel Baru

Sebagai contoh, misalkan kita akan membuat tabel dalam database SAMPEL yang telah kita buat sebelumnya dengan kriteria sbb:

NAMA TABEL	MHS
NAMA FIELD	TIPE DATA	SIZE/FORMAT	CATATAN
NIM	TEXT	8	PRIMARY KEY
NAMAMHS	TEXT	20
ALAMAT	TEXT	30
TGLLAHIR	DATE/TIME	SHORT DATE
ANGKATAN	NUMBER	INTEGER

Tabel 1.1. Struktur Tabel MHS

NAMA TABEL	MK
NAMA FIELD	TIPE DATA	SIZE/FORMAT	CATATAN
KODEMK	TEXT	3	PRIMARY KEY
NAMAMK	TEXT	20
SKS	NUMBER	INTEGER
SMT	NUMBER	INTEGER

Tabel 1.2. Struktur Tabel MK

NAMA TABEL	AMBILMK
NAMA FIELD	TIPE DATA	SIZE/FORMAT	CATATAN
NIM	TEXT	8	PRIMARY KEY
KODEMK	TEXT	3	PRIMARY KEY
NILAI	NUMBER	SINGLE

Tabel 1.3. Struktur Tabel AMBILMK

Untuk membuat tabel-tabel di atas dalam database SAMPEL adalah sbb:

a. Double klik pada CREATE TABLE IN DESIGN VIEW

b. Kita akan membuat tabel MHS dahulu. Selanjutnya isilah nama field, tipe data dan sizenya pada kotak yang disediakan. Secara lengkap isian dari nama field, tipe data dan size dari tabel MHS

Catatan:

Khusus untuk TGLLAHIR, gunakan format SHORT DATE saja

c. Setelah menuliskan semua nama field, tipe data dan sizenya. Langkah berikutnya adalah membuat field NIM sebagai PRIMARY KEY dengan cara mengklik kotak di sebelah NIM dan hal itu akan membuat baris NIM akan tersorot. Selanjutnya tekan menu EDIT > PRIMARY KEY. Setelah itu akan muncul gambar kunci di sebelah kiri NIM yang menandakan bahwa NIM sudah diset sebagai PRIMARY KEY

Catatan:

Apabila dalam satu tabel terdapat lebih dari satu PRIMARY KEY, maka cara untuk membuat PRIMARY KEY nya dengan menyorot field-field yang akan diset sebagai PRIMARY KEY sambil menekan tombol CONTROL (CTRL).

d. Simpan tabel tersebut dengan mengklik menu FILE > SAVE

e. Beri nama tabelnya dengan MHS

f. Tekan OK

Dengan cara yang sama dengan di atas, selanjutnya dapat dibuat pula tabel MK dan AMBILMK.

5. Mengganti Nama Tabel

Apabila suatu saat kita akan mengganti nama suatu tabel yang pernah dibuat sebelumnya, maka caranya adalah:

a) Klik kanan pada salah satu nama tabel yang sudah dibuat

b) Klik RENAME

c) Gantilah nama tabel sesuai yang diinginkan

6. Menghapus Tabel

Sedangkan apabila akan menghapus tabel, caranya adalah:

ü Klik kanan pada salah satu nama tabel yang sudah dibuat

ü Klik DELETE

7. Membuat Relationship

Relationship antara tabel dapat dibuat dengan mudah menggunakan MS. Access. Misalkan kita akan membuat relationship antar tabel MHS, MK, dan AMBILMK, caranya adalah

1. Klik menu TOOLS > RELATIONSHIPS
2. Tampilkan semua tabel (MHS, MK, dan AMBILMK) dengan cara mendouble klik pada setiap tabel tersebut.
3. Selanjutnya kita akan membuat relasi antar field NIM pada tabel MHS dan AMBILMK. Caranya adalah dengan mengklik NIM pada tabel MHS kemudian drag sampai pada NIM pada tabel AMBILMK atau kebalikannya dan lepaskan.
4. Kemudian beri tanda check pada option Enforce Referential Integrity, Cascade Update Related Field, dan Cascade Delete Related Field
5. Dengan cara yang sama dapat dibuat relasi antara field KODEMK pada tabel MK dan AMBILMK.
   

8. Menghapus Relationship

Untuk menghapus relationship antar tabel, caranya cukup mudah hanya dengan mengklik garis penghubung relationship yang akan dihapus. Kemudian tekan tombol DELETE.

9. Entri Data

Setelah membuat tabel dan relationshipnya, data-data dapat dimasukkan ke dalam tabel. Cara untuk memasukkan data ke dalam tabel adalah dengan mendouble klik pada tabel yang akan dimasukkan datanya (lihat tampilan Gambar 1.4). Misalkan kita akan memasukkan data-data di bawah ini ke dalam tabel MHS, maka double klik tabel MHS pada tampilan Gambar 1.4, selanjutnya isikan datanya ke dalam sel-sel yang ada (menyesuaikan kolom fieldnya).

MHS
NIM	NAMAMHS	ALAMAT	TGLLAHIR	ANGKATAN
M0197001	SIGIT	SOLO	24/02/1979	1997
M0197002	BUDIMAN	KUDUS	01/09/1979	1997
M0198034	AMALIA	KUDUS	17/09/1979	1998
M0199035	NADA	SOLO	12/08/1982	1999
M0199078	FAZA	SOLO	28/01/1981	1999

Tabel 1.4. Data pada Tabel MHS

10. Bekerja dengan SQL

Berikut ini adalah cara membuat statement SQL untuk manipulasi data.

a. Klik QUERIES pada tampilan Gambar 1.4

b. Double klik pada CREATE QUERY IN DESIGN VIEW

c. Apabila muncul window SHOW TABLES, klik tombol CLOSE

d. Klik menu VIEW > SQL VIEW

e. Tuliskan statement SQL pada bagian kosong yang disediakan

f. Setelah statement SQL dituliskan, selanjutnya harus dijalankan dengan mengklik menu QUERY > RUN dan akan muncul hasil outputnya

Sebagai contoh, tuliskan SQL berikut ini dan jalankan

1. SELECT * FROM MHS

2. SELECT NIM, NAMAMHS FROM MHS WHERE ANGKATAN = 1998

3. SELECT NAMAMHS FROM MHS WHERE ANGKATAN = 1999 OR ALAMAT = ‘KUDUS’

4. SELECT NAMAMHS FROM MHS WHERE TGLLAHIR >= #1/1/1979# AND TGLLAHIR <= #30/12/1979#